Nos partenaires technologiques incluent THEREFORE, EUKLES, DOCUWARE et bien d’autres, afin de vous garantir des services fiables et performants, adaptés à vos besoins.
La dématérialisation des documents devient de plus en plus courante en raison de ses avantages écologiques, sécuritaires et économiques. Cela permet de remplacer progressivement l’archivage papier par des systèmes numériques, modernisant ainsi la gestion documentaire des entreprises.
Passez de la lenteur à l’agilité et gagnez la flexibilité nécessaire pour consolider vos processus métier et répondre aux besoins de vos clients.
Pourquoi choisir nos solution d’archivage numérique de documents ?
Nos solutions de Gestion Electronique de Documents (GED), disponibles en local ou sur le cloud, permettent à votre organisation de gérer efficacement, rapidement et simplement les documents stratégiques pour votre activité, quel que soit leur format d’origine en améliorant le travail collaboratif de manière sécurisé.
La prise en charge des appareils mobiles et les fonctionnalités de workflows automatisés permettent :
- De créer des processus multiples.
- D’automatiser les tâches manuelles au sein de votre entreprise.
- De contrôler les délais de traitement, ainsi que les exigences réglementaires.
Quels sont les avantages de l’archivage numérique ?
L’archivage électronique des documents a de nombreux avantages pour votre entreprise.
Un gain de place conséquent
La quantité de documents à traiter en entreprise et à archiver est conséquente, notamment pour répondre aux exigences réglementaires. Il est parfois nécessaire d’avoir un local suffisamment grand pour accueillir l’archivage papier. En passant à l’archivage numérique, vous pouvez bénéficier d’un espace supplémentaire ou d’un local plus petit selon vos besoins.
Un gain de temps important
Retrouver des documents mal archivés est difficile. Même si certains documents sont numérisés, ils sont parfois mal classés. Savez-vous qu’en entreprise, la recherche de ce type de fichier peut prendre jusqu’à 18 minutes ? Avec une GED, profitez d’archives numérisées parfaitement classées et retrouvez rapidement vos fichiers. Vos équipes gagneront en efficacité opérationnelle et en productivité.
Un partage d’informations facilité
Transmettre des documents à différentes personnes et collaborer ensemble pour les modifier est facilité avec l’utilisation d’une GED.
Une réduction des coûts
Par rapport à l’archivage papier, l’archivage numérique permet de réduire les coûts liés :
- à l’impression des documents.
- à l’archivage physique de ces derniers.
- à l’envoi de documents par courrier.
Une sécurité pour vos documents
Les documents papier ne sont pas à l’abri d’être perdus ou détruits. C’est notamment possible en cas de sinistres dans vos locaux. Cela pose de nombreux problèmes, notamment lorsque ces derniers doivent être conservés selon une durée légale définie. Mettre en place un archivage électronique des documents limite les risques de destruction.
De plus, les solutions d’archivage numérique permettent de gérer avec efficacité les droits d’accès des utilisateurs aux différents documents. Cela évite que toutes les personnes travaillant dans l’entreprise puissent avoir accès aux données sensibles.
Une démarche écologique
Réduire les impressions et économiser la quantité de papier utilisée en entreprise relève également d’une démarche écologique. Vous diminuez ainsi l’empreinte carbone de votre société.
Découvrez nos systèmes d’archivage électronique
Optez pour nos solutions de GED (gestion électronique des documents) disponibles sur site ou sur le cloud. Ce système d’archivage numérique vous offre une gestion efficace, rapide et simplifiée de vos documents stratégiques, quel que soit leur format d’origine, ainsi que de vos e-mails, tout en favorisant la collaboration au sein de votre organisation.
Les autres services de GED proposés par Réso Buro
Réso Buro vous proposent de nombreux services pour vos solutions GED professionnelle.
Notre service GED comprend la dématérialisation des documents. Les documents papier sont ainsi transformés en fichiers électroniques, notamment grâce à la technologie OCR.
FAQ
Qu'est-ce que l'archivage numérique ?
L’archivage numérique est un traitement dématérialisé des documents. Ce processus de stockage des documents permet de réduire les impressions papier et d’archiver les fichiers conformément aux exigences réglementaires. Les documents sont accessibles tout au long de leur cycle de vie. Cette démarche limite les pertes de documents et favorise leur disponibilité.
Comment fonctionne l'archivage numérique ?
L’archivage numérique des documents suit différentes étapes :
- La numérisation des documents papier existants.
- La définition d’une organisation de l’information en fixant des règles de conservation des fichiers et les droits d’accès des utilisateurs aux différents documents.
- La capture des fichiers numériques entrants via des workflows automatisés.
- La mise en place d’un suivi du cycle de vie des documents pour supprimer les fichiers obsolètes et ne pas surcharger votre espace de stockage.
