Les différents types de dématérialisation de documents
Dématérialisation de factures
La loi de finances de 2024 impose peu à peu aux entreprises assujetties à la TVA et établies en France de passer à la facturation électronique. Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises en émettre. Puis, en 2027, les TPE et PME devront le faire également.
L’objectif est d’arriver à une totale dématérialisation des factures. L’échéance imposée par la loi est proche et nécessite d’être préparée en amont en choisissant un outil de dématérialisation adapté.
Dématérialisation de bulletins de salaire
La fiche de paie dématérialisée tend à devenir la norme. La dématérialisation des bulletins de salaire répond aux mêmes critères que le bulletin au format papier.
Il n’y a pour l’heure aucune obligation à transmettre vos fiches de paie aux salariés sous cette forme. Cependant, cela représente une économie de papier et d’impression. Vous pouvez choisir cette solution sans l’accord des salariés. Ils peuvent consulter leurs bulletins de salaire via un coffre-fort numérique. Néanmoins, ils ont le droit de s’opposer à recevoir le document sous ce format.
Dématérialisation de contrats
La dématérialisation des contrats représente un gain de temps et d’argent. En effet, celle-ci est totalement sécurisée, car elle nécessite la mise en place de la signature électronique. Elle n’oblige donc pas les différentes personnes qui souhaitent conclure un contrat à se rencontrer ou à imprimer et scanner les documents pour les renvoyer.
Dématérialisation de notes de frais
Les entreprises doivent rembourser certains frais à leurs employés : frais de déplacement, de repas, d’hébergement ou autres frais professionnels. Toutefois, ce dispositif paraît chronophage et contraignant. Les salariés doivent faire remonter leurs notes de frais et celles-ci doivent être conservées par l’entreprise. Cependant, depuis le 1er juillet 2019, il n’est plus obligatoire de conserver ces notes au format papier. Elles peuvent être fournies par les salariés au format dématérialisé.
Certaines règles doivent être respectées pour que la note de frais conserve une valeur probante. Optez pour un outil de dématérialisation des notes de frais adapté vous permet de respecter la procédure, de gagner du temps et d’économiser le coût moyen de 50 euros que représente une note de frais en version papier.
Signature électronique
La signature électronique désigne une procédure numérique qui garantit l’intégrité d’un document électronique en authentifiant son auteur et son consentement. Elle est authentique, infalsifiable, inaltérable, non réutilisable et irrévocable.
Cette solution peut être appliquée à de nombreux types de documents :
- Factures.
- Contrats de travail.
- Devis.
- Mandats et compromis de vente.
- Bons de commande.
- Documents juridiques et actes notariés.
- Documents comptables.
La signature électronique facilite les échanges, accélère les procédures et sécurise les données. Sa valeur juridique est réelle.
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Quels sont les avantages à dématérialiser vos documents ?
Il existe de nombreux avantages à la dématérialisation des documents :
- Une réduction des coûts liés à la numérisation, à l’impression et à l’envoi par courrier des différents documents.
- Un gain de temps : une fois les procédures automatisées, les fichiers sont stockés en ligne et mis à disposition des utilisateurs concernés.
- Un gain de place : il n’est plus nécessaire de stocker les documents dans vos locaux.
- Une simplification des procédures en cas de contrôle avec un accès immédiat aux justificatifs dématérialisés.
- Un risque d’erreur moins important, notamment d’erreurs de saisie ou de perte de documents.
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FAQ
Qu'est-ce que la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation des documents désigne le remplacement des documents papier par des documents au format numérique. Elle inclut également l’utilisation d’un système d’information électronique de type GED (gestion électronique des documents) pour classer ces fichiers et en faciliter l’accès.
Comment fonctionne la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation peut utiliser deux moyens différents pour remplacer les documents papier par des documents numériques. D’une part, elle peut partir d’un document papier pour le numériser avec un scanner. D’autre part, elle vise à générer des fichiers numériques directement depuis un logiciel adapté.
Quelle est la différence entre la numérisation et la dématérialisation ?
La numérisation est le fait de scanner ou de photographier un document au format papier. La dématérialisation, quant à elle, ne part pas forcément d’un document papier existant. Elle peut générer des fichiers au format électronique. De plus, la dématérialisation va plus loin que la simple capture d’un document. Elle vise également à stocker, gérer et archiver ce dernier et à en garantir l’accès.
