Qu’est-ce qu’une gestion électronique de documents (GED) ?
La GED désigne un logiciel permettant d’optimiser et de gérer les flux de documents en entreprise. Ceux-ci sont souvent nombreux et nécessitent d’être dématérialisés, classés et archivés. La GED réduit les risques de pertes de données et permet leur traçabilité. De plus, elle favorise la recherche rapide des documents, la communication et la collaboration entre les équipes.
La GED repose sur différents processus :
- La capture des documents par dématérialisation via système OCR (reconnaissance optique de caractères).
- L’indexation et la recherche des documents grâce à leur marquage à l’aide de métadonnées.
- Le suivi de la modification des documents au fil du temps.
- Leur archivage conformément à la réglementation en vigueur selon le type de documents.
La GED prend en compte l’ensemble du cycle de vie des fichiers de leur acquisition jusqu’à leur conservation ou leur destruction.
Avantages de la GED pour votre entreprise
Gain de place et réduction de papier
L’impression des documents et leur archivage reviennent très chers aux entreprises. D’une part, le coût du papier et de l’impression est important. D’autre part, la place nécessaire pour la conservation des documents peut nécessiter d’avoir un local plus grand. Ces coûts peuvent être réduits en passant par une GED.
La tendance actuelle est à la dématérialisation des documents dans une démarche de réduction des déchets. Elle va dans le sens d’une modernisation des processus d’entreprise où l’ensemble des données sont numériques. Le format papier dans l’administration est voué à disparaître. De nombreux processus suivent actuellement cette tendance et deviennent obligatoires comme la facturation électronique entre entreprises.
Grâce à la GED, vous pouvez réduire de façon très importante votre consommation de papier et la taille de votre local destiné à l’archivage.
Amélioration de la productivité et de l'efficacité
La gestion des documents en entreprise s’avère souvent complexe. En effet, les flux de fichiers sont importants et leur classement souvent peu efficace. Souvent, les collaborateurs ont des difficultés à retrouver un document ou la bonne version d’un fichier. Cela occasionne une perte de temps conséquente.
Grâce à la GED, certains processus sont automatisés. Les fichiers sont classés selon un processus qui garantit de les retrouver rapidement. Vos employés ne perdent plus de temps et gagnent en productivité.
Services de GED proposés par Réso Buro
Réso Buro vous proposent de nombreux services pour vos solutions GED professionnelle.
Notre service GED comprend la dématérialisation des documents. Les documents papier sont ainsi transformés en fichiers électroniques, notamment grâce à la technologie OCR.
Nos solutions GED prennent en charge l’archivage des documents. Ils sont archivés selon des règles prédéfinies qui respectent la réglementation.
FAQ sur la Gestion Électronique des Documents:
Comment fonctionne la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents désigne le fait de passer du format papier au format électronique pour l’ensemble des flux de documents générés par l’entreprise. Pour cela, les documents doivent être identifiés, transformés en les numérisant si nécessaire. Des règles sont définies pour automatiser leur capture, leur traitement, leur organisation et leur durée de conservation.
Comment choisir une solution de GED adaptée à mon entreprise ?
Le choix d’une solution de GED adaptée à votre entreprise est défini par le type d’activité que vous exercez ainsi que votre système d’information. Pour gérer l’ensemble des processus d’acquisition et de gestion documentaire, votre GED peut être reliée à vos différentes applications métiers. Selon votre activité professionnelle, certains modules peuvent être ajoutés à la solution logicielle.
Quelle est la durée d'archivage ?
La durée d’archivage des documents varie selon leur nature :
- Documents civils et commerciaux : entre 2 ans et 30 ans selon le type de documents.
- Pièces comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
- Documents fiscaux : 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée ou la date à laquelle les pièces ont été établies.
- Document social (société commerciale ) : 5 à 10 ans et les 3 derniers exercices.
- Gestion du personnel entre 1 à 5 ans.
- Bulletins de paie numériques : durant 50 ans et jusqu’au départ à la retraite du salarié.
